Pendahuluan
Saat
ini dengan cepatnya perkembangan IT telah membuat proses dan strategis
bisnis berubah dengan cepat. Tidak ada lagi management perusahaan yang
tidak peduli dengan persaingan produk dari rival bisnisnya, Penggunaan
perangkat IT sudah menjadi keharusan saat ini, yang dapat dilihat dari
anggaran belanja sampai dengan implementasi IT di sebuah perusahaan. IT
sudah dipandang sebagai salah satu senjata untuk bersaing di kompetisi
global, kecenderungan ini terlihat dari tidak digunakannya lagi IT
sebagai pelengkap dari proses bisnis perusahaan, namun IT dijadikan
sebagai bagian dari proses bisnisnya.
Dahulu
sangat sulit menyakinkan pimpinan perusahaan untuk menjadikan IT
sebagai suatu solusi yang dapat membantu visi-misi dan proses bisnis
apalagi menyamakan strategi IT dengan visimisi dan strategi bisnis
perusahaan. Sejak era tahun 2000an disaat sudah banyak solusi yang
diberikan oleh vendor IT di dunia dengan konsep one stop solutions nya,
muncul permasalahan baru yaitu besarnya dana / anggaran yang dibutuhkan
untuk mengimplementasikan teknologinya sampai dengan pembiayaan
maintenance yang dibutuhkan. Belum lagi dipusingkan dengan kurangnya
skill SDM yang menguasai teknologi baru tersebut. Kecenderungan saat ini
teknologi semakin perkembang dengan cepat, perangkat keras / lunak
muncul dengan versi atau model terbaru, hal ini juga berdampak pada
permasalahan teknis dan non teknis seharihari dilapangan semakin
kompleks. Jangan sampai perangkat yang mahal dan terbaru tidak dapat
optimal karena permasalahan klasik dan teknis lainnya.
Solusi
Sistem Enterprise seperti ERP dengan SAPnya telah menjadi solusi bagi
perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan bisnis dalam
proses produk yang dihasilkan. Harapan management setelah
mengimplementasikan sistem integrasi enterprise ini dapat meningkat
seperti fungsi control, monitoring dan pengambilan keputusan.
Paradigma Baru
Karena
tuntutan kebutuhan akan informasi yang semakin cepat, tata kelola ICT
dalam manajemen di suatu perusahaan akan semakin kompleks baik dari sisi
teknis atau non teknis lainnya. Tuntutan ini memunculkan ”lahan bisnis”
baru bagi para provider, munculnya solusi outsourching yang
mempercayakan sistem ICT perusahaan dihandle dan dimaintenance oleh
pihak ketiga (vendor). Dahulu Model dianggap paling tepat untuk solusi
perusahaan yang tidak mempunyai dana lebih dalam implementasi IT dan
tidak mempunyai divisi khusus IT /EDP. Namun
dalam perkembangan dilapangan provider ini mulai bergeser ke services
content atau pemain layanan data & Internet (ISP) mulai melirik
pangsa pasar ini.
Era
akhir tahun 90an dan awal tahun 200an, terdapat solusi yang ditawarkan
pada vendor perangkat lunak, Konsep ini dahulu dikenal dengan ASP
(Application Service Provider), menurut Kamus Komputer ASP ini merupakan
suatu usaha yang menawarkan akses berupa penggunaan aplikasi perangkat
lunak kepada pengguna individu maupun perkantoran melalui sarana
Internet. Pada dasarnya ASP adalah suatu Independent Software Vendor
(ISV) atau ISP yang memanfaatkan Internet sebagai sarana penyampaian
sehingga program aplikasinya bias berfungsi.
Saat
ini telah banyak digunakan sebagai solusi integrasi sistem dengan lebih
efisien, efisien disisi biaya dan maintenancenya. Di indonesia
sendiri sudah banyak yang memanfaatkan ASP Kantor pajak Wajib Pajak
dapat menyampaikan SPT secara elektronik (e-Filling), Cargo Garuda Indonesia dan sebagainya.
Ada banyak keuntungan dengan menggunakan ASP, diantaranya ;
1. Sangat membantu bagi perusahaan SOHO dan yang baru startup, sangat terasa keuntungannya dengan rendahnya biaya instalasi, dan waktu yang pendek dalam implementasi
2. Membayar sesuai dengan yang kita gunakan, hal ini akan membuat lebih murah dalam layanan yang diinginkan user
3. Dengan Model ini kita dapat mengeliminasi kebutuhan akan infrasturktur IT yang mahal dan rumit.
Era Cloud Computing
Perkembangan IT saat ini menuju dengan konsep-kosenp social networkingnya, openess, share, colaborations, mobile, easy maintenance, one click, terdistribusi / tersebar, scalability, Concurency dan Transparan, Saat ini terdapat trend teknologi yang masih terus digali dalam penelitian-penelitian para pakar IT di dunia, yaitu Cloud Computing. Akses data dari mana saja dan menggunakan perangkat fixed atau mobile device menggunakan internet cloud sebagai tempat menyimpan data, applications dan lainnya yang dapat dengan mudah mengambil data, download applikasi dan berpindah ke cloud lainnya, hal ini memungkinkan kita dapat memberikan layanan aplikasi secara mobile di masa depan. Trend ini akan memberikan banyak keuntungan baik dari sisi pemberi layanan (provider) atau dari sisi user.
Trend
saat ini adalah dapat memberikan berbagai macam layanan secara
teristribusi dan pararel secara remote dan dapat berjalan di berbagai
device, dan teknologinya dapat dilihat dari berbagai macam teknologi
yang digunakan dari proses informasu yang dilakukan secara otsourching
sampai dengan penggunaan eksternal data center [3]. Cloud Computing
merupakan model yang memungkinkan dapat mendukung layanan yang disebut
”Everything-as-a-service” (XaaS) [6]. Dengan demikian dapat
mengintegrasikan virtualized physical sources, virtualized
infrastructure, seperti juga sebaik virtualized middleware platform dan
aplikasi bisnis yang dibuat untuk pelanggan didalam cloud tersebut.
Ada beberapa keuntungan yang dapat dilihat dari perkembangan Cloud Computing ini, seperti :
1. Lebih efisien karena menggunakan anggaran yang rendah untuk sumber daya
2. Membuat lebih eglity, dengan mudah dapat berorientasi pada profit dan perkembangan yang cepat
3.
Membuat operasional dan manajemen lebih mudah, dimungkinkan karena
system pribadi atau perusahaan yang terkoneksi dalam satu cloud dapat
dimonitor dan diatur dengan mudah
4. Menjadikan koloborasi yang terpecaya dan lebih ramping
5.
Membantu dalam menekan biaya operasi biaya modal pada saat kita
meningkatkan reliability dan kritikal sistem informasi yang kita bangun.
Struktur Cloud Computing
Terdapat
tiga komponen platform = computer desktop, mobile devices dan cloud,
dengan memperhatikan masalah kemudahan dan keamanan, dimungkinkan dapat
dengan mudah para user untuk pindah dari satu aplikasi ke aplikasi lain
dimana saja.
Software
as a services (SaaS): perkembangan dari web 2.0, perpaduan dengan
online application SAAS, Dapat memungkinkan kolaborasi dan integrasi
manajemen tools semua devices.
Interkoneksi Sel
Grid computing muncul untuk menyatukan banyak CPU yang bekerja secar pararel
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Integrasi CPU ini bias
saja dilakukan dalam sebuah network lokal atau internetworking yang
tersebar di seluruh dunia.
Interkoneksi ini membentuk cel-cel yang saling terintegrasi secara private atau public atau kedua-duanya.
CONTOH APLIKASI CLOUD COMPUTING
Terkait dengan artikel sebelumnya mengenai “Aplikasi Perkantoran di Era Cloud Computing”, pada artikel kali ini akan dibahas beberapa contoh aplikasi perkantoran berbasis Cloud Computing. Aplikasi perkantoran berbasis Cloud Computing
memungkinkan kolaborasi kerja secara online dengan segala fitur yang
ada seperti penyimpanan data secara online, layanan rapat online,
pembuatan berbagai jenis dokumen, dan banyak hal lain.
Untuk bisa memberikan gambaran yang lebih jelas, akan
dibahas lebih mendalam mengenai kekurangan dan kelebihan beberapa
contoh aplikasi perkantoran yang ada, yakni Google Apps, Office 365, dan
Zoho, dilihat dari beberapa aspek.
Google Apps
Google Apps terdiri dari sekumpulan aplikasi berbasis
cloud dengan beberapa bagian utama yaitu Google Apps Email, Kalender,
Drive, Docs, Sites, serta Vault (pengarsipan). Saat ini paket Google
Apps terdiri dari 3 pilihan yaitu :
- Google Apps-Free, dapat digunakan secara cuma-cuma, diperuntukkan bagi penggunaan personal atau kelompok dengan maksimal 10 pengguna dimana masing-masing akan mendapat kapasitas penyimpanan email sebesar 10 GB.
- Google Apps for Business, jumlah pengguna tidak terbatas dan masing-masing pengguna mendapat kapasitas email sebesar 25 GB, jaminan waktu operasional 99,9%, pengelolaan perangkat seluler, pe-nonaktif-an iklan, dukungan 24 jam sehari. Paket ini berbayar sebesar 5 USD per pengguna per bulan dengan masa uji coba gratis selama 30 hari.
- Google Apps for Business dengan vault, memiliki fitur dasar yang sama dengan paket Google Apps for Business namun memiliki kemampuan dalam hal pengarsipan email dan kebijakan retensi. Untuk dapat menggunakan paket ini, pengguna dikenakan biaya sebesar 10 USD per pengguna per bulan.
Office 365
Office 365 merupakan sekumpulan aplikasi Microsoft Office System berbasis Cloud Computing sehingga dapat diakses dimana saja dan kapan saja. Layanan Office 365 terdiri dari beberapa bagian utama yaitu Office Web Apps, Office Professional Plus, SharePoint Online, Exchange Online, dan Lync Online. Office 365 menyediakan berbagai paket dengan berbagai kategori diantaranya Small Businesses, Midsize Businesses and Enterprises, Education, serta Government dengan harga yang bervariasi dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Paket Small Business dengan fitur yang hampir sebanding dengan Google Apss for Business ditawarkan seharga 6 USD per pengguna per bulan dengan masa uji coba gratis selama 30 hari.
Sebagaimana Google Apps dan Office 365, Zoho terdiri dari sekumpulan aplikasi berbasis Cloud Computing
sehingga memungkinkan pengguna untuk mengakses melalui situs yang
disediakan. Aplikasi perkantoran yang ditawarkan oleh Zoho terdiri dari 3
kategori utama yaitu Business Apps, Collaboration Apps, serta Productivity Apps
dengan jumlah aplikasi mencapai lebih dari 20 jenis. Aplikasi pada Zoho
dapat digunakan secara Cuma-Cuma oleh pengguna individu. Namun Zoho
menawarkan berbagai jenis paket untuk bisnis atau perusahaan dengan
berbagai kategori sesuai dengan jenis kebutuhan pengguna. Paket
penggunaan aplikasi perkantoran bagi perusahaan dikenakan biaya sebesar 3
USD per pengguna per bulan untuk edisi standar, sedangkan untuk edisi
premium dikenakan biaya 5 USD per pengguna per bulan dengan masa uji
coba gratis selama 15 hari.
PERBANDINGAN
Fungsi dan Tampilan
Berdasarkan pengamatan, Google Apps menyediakan
berbagai macam tools pengolahan dokumen yang dapat digunakan oleh
pengguna. Dari segi tampilan, Google Apps nampak sederhana dan terkesan
lebih kaku. Selain itu, fungsi-fungsi dan formatting yang disediakan
cukup terbatas.
Zoho menyediakan tampilan yang cukup sederhana dan
menarik. Dengan adanya berbagai fitur yang cukup inovatif, Zoho
memungkinkan pengguna untuk melakukan format dokumen dengan lebih cepat
dibanding Google Apps.
Office 365 menawarkan pilihan formatting dan
fungsi yang lebih beragam dibandingkan Google Apps dan Zoho. Office 365
lebih memungkinkan dilakukannya penyesuaian fungsi-fungsi formatting
yang dilakukan oleh pengguna aplikasi Microsoft office versi desktop
untuk tetap dalam format yang sama pada saat diakses secara online
melalui Office 365.
Kolaborasi Kerja
Salah satu keunggulan yang banyak menarik pengguna untuk memilih Google Apps adalah adanya layanan yang memungkinkan real-time editing
yang dapat dilakukan oleh beberapa penulis secara bersamaan, tanpa
melihat apakah pengguna tersebut telah terdaftar di kelompok Google Apps
yang sama atau tidak. Pengguna juga dapat melakukan file sharing sehingga dapat dilihat oleh siapapun secara online melalui URL yang disediakan.
Office 365 memungkinkan dilakukannya kolaborasi kerja secara real-time
melalui adanya Microsoft Exchange, SharePoint, dan Lync Online. Dengan
Office Web Apps pengguna Microsoft Excel dan Microsoft OneNote akan
dapat melakukan fungsi co-authoring, yaitu pengeditan dokumen secara bersamaan oleh beberapa orang, melalui web browser. Selain itu, fungsi co-authoring dapat dilakukan di Microsoft Word 2010, Power Point 2010, Excel 2010, serta OneNote2010 dengan menggunakan SharePoint.
Aplikasi perkantoran yang disediakan oleh Zoho juga
telah memungkinkan penggunanya untuk bekerja pada satu dokumen secara
bersamaan. Penerbitan dokumen untuk dapat dibagikan kepada individu
atau kelompok lain juga sangat mudah untuk dilakukan secara real-time.
Meskipun demikian, Zoho memungkinkan penggunanya untuk melakukan
pekerjaan secara offline menggunakan Google Gears sehingga proses
sinkronisasi baru akan dilakukan saat pengguna online.
Media Penyimpanan
Zoho Docs memberikan kapasitas penyimpanan file
sebesar 1 GB yang diberikan secara cuma-cuma kepada penggunanya. Namun
demikian, jika pengguna menginginkan kapasitas penyimpanan yang lebih
besar, Zoho memberikan penawaran harga sebesar 3$ untuk tambahan
kapasitas sebesar 5GB.
Sama seperti yang Zoho, Google Apps menawarkan
kapasitas penyimpanan sebesar 1 GB secara cuma-cuma kepada pengguna.
Adanya Google drive yang merupakan bagian dari Google Apps memungkinkan
pengguna untuk mendapat kapasitas penyimpanan gratis sebesar 5 GB dan
dapat membayar sebesar $4 per bulannya untuk tambahan kapasitas sebesar
20 GB.
Pengguna Microsoft Office 365 basic mendapatkan
kapasitas penyimpanan SharePoint sebanyak maksimum 2 GB. Namun demikian,
jika pengguna membutuhkan kapasitas lebih besar dapat membelinya dengan
harga $2.5 per GB per pengguna per bulan.
Dari pembahasan di atas, dengan berbagai kelebihan
dan kekurangan antara aplikasi yang satu dengan yang lain dilihat dari
beberapa aspek, pengguna dapat mulai mempertimbangkan aplikasi
perkantoran yang akan digunakan untuk mendukung produktivitas dan
kenyamanan dalam bekerja disesuaikan dengan kebutuhan yang ada.
Sumber :
http://www.cloudindonesia.or.id/aplikasi-perkantoran-di-era-cloud-computing.html
http://www.cloudindonesia.or.id/google-apps-office-365-dan-zoho-docs.html
http://www.cloudcomputing.or.id/Halaman_Utama#Apa_Itu_Cloud_Computing